Учёт банковской гарантии в 1С

Банковскую гарантию в 1С обычно отражают на забалансовом счёте: полученную — на счёте 008, выданную — на счёте 009. В бюджетном учреждении для обеспечения обязательств, как правило, используют забалансовый счёт 10. Проводки и названия документов зависят от конфигурации 1С, вида гарантии и роли организации — принципала, бенефициара или гаранта.

Настройка учёта гарантии в 1С

Сначала определите, что именно обеспечивает гарантия и кто её получил или выдал. Например, поставщик может предоставить гарантию заказчику в обеспечение исполнения контракта, а организация — оформить гарантию в пользу своего кредитора. От этого зависит выбор забалансового счёта и порядок отражения операции.

В коммерческих организациях типовой подход такой:

• полученная гарантия учитывается на счёте 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные»;
• выданная гарантия — на счёте 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные».

Сумму отражают в пределах обязательства, покрытого гарантией, с учётом её условий. Срок гарантии, номер документа, контрагента и договор удобно указать в аналитике или комментарии к операции. Это упростит контроль срока действия и последующее закрытие.

В бюджетном учреждении применяются правила бюджетного учёта и план счетов соответствующей конфигурации. Обеспечение обязательств обычно отражают на забалансовом счёте 10. Перед вводом операции сверьтесь с рабочим планом счетов учреждения и инструкцией к используемой редакции «1С:Бухгалтерии государственного учреждения». Не переносите автоматически проводку по счёту 008 на учёт в бюджетном учреждении.

Единого документа «Банковская гарантия» во всех программах 1С нет. В «1С:Бухгалтерии» операцию часто вводят вручную, а в «1С:БГУ» используют доступные документы и счета забалансового учёта. Названия команд и возможности могут отличаться в зависимости от версии и настроек.

Отражение на забалансовых счетах

Забалансовая запись не формирует обычную корреспонденцию с балансовым счётом. Например, полученную гарантию в коммерческом учёте принимают в дебет счёта 008, а при прекращении действия или возврате — списывают с него. Выданную гарантию отражают по дебету счёта 009, а при окончании обязательства — списывают с кредита этого счёта.

Поэтому ответ на вопрос, на каком счёте учитываются банковские гарантии в 1С, зависит от ситуации: для полученной гарантии коммерческой организации обычно используется 008, для выданной — 009, для бюджетного учреждения — соответствующий забалансовый счёт его плана счетов, часто счёт 10.

Комиссия банка за выдачу гарантии учитывается отдельно от самой гарантии. Порядок признания расходов зависит от назначения гарантии, периода её действия и учётной политики организации. Оплату отражают по банковской выписке, а расход относят на соответствующий счёт затрат по принятому порядку. Не включайте комиссию в сумму гарантии на забалансовом счёте, если она не является обеспечиваемым обязательством.

Важно: сумма гарантии и комиссия банка — разные величины. Сверяйте их с текстом гарантии, договором с банком и первичными документами.

Пошаговая инструкция

Чтобы понять, как провести банковскую гарантию в 1С, сначала подготовьте сам документ и проверьте его условия.

1. Уточните, получена гарантия или выдана, какое обязательство она обеспечивает и кто выступает сторонами.
2. Проверьте сумму, срок действия, дату вступления в силу и условия прекращения. Для учёта используйте сумму обеспеченного обязательства в соответствии с документами и учётной политикой.
3. Выберите нужный забалансовый счёт: в коммерческом учёте — обычно 008 или 009, в бюджетном — счёт по плану счетов учреждения.
4. В программе откройте раздел операций. В типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерии» можно использовать документ ручной операции, если отдельного документа для гарантии нет. В «1С:БГУ» выберите предусмотренный конфигурацией способ учёта забалансовой операции.
5. Укажите дату, счёт, сумму и аналитику: контрагента, договор или иной объект учёта. В комментарии зафиксируйте номер гарантии и срок её действия.
6. Проверьте движения документа и убедитесь, что сумма не попала на балансовые счета без основания.
7. При истечении срока, исполнении обязательства или возврате гарантии оформите списание с того же забалансового счёта. Укажите основание и дату прекращения действия.

После проведения операции проверьте оборотно-сальдовую ведомость по нужному забалансовому счёту. Если гарантий несколько, ведите аналитику так, чтобы их можно было различать по контрагентам, договорам и срокам.

Как закрыть банковскую гарантию в 1С

Закрытие — это не удаление исходной операции, а списание суммы с забалансового счёта на основании события, предусмотренного документами: окончания срока, возврата гарантии или прекращения обеспеченного обязательства. В учёте бюджетного учреждения действуйте по правилам его конфигурации и внутренним регламентам. Сохраните документ-основание и проверьте, что остаток по гарантии больше не числится.

Что проверить, если проводка не формируется

Убедитесь, что выбран именно забалансовый счёт и в его настройках разрешён учёт нужной аналитики. Проверьте дату операции, сумму и заполнение контрагента или договора. В некоторых конфигурациях забалансовая запись не отображается как привычная двойная проводка — ориентируйтесь на движения документа и отчёт по счёту.

Перед оформлением банковской гарантии в 1С сверьте порядок с рабочим планом счетов, учётной политикой и инструкцией к установленной редакции программы. Это особенно важно для бюджетного учреждения: правила его учёта отличаются от коммерческого бухгалтерского учёта.