Расходный кассовый ордер (РКО): бланк и образец

Расходный кассовый ордер (РКО) оформляют, когда организация выдаёт наличные из кассы. Для этого используют стандартную форму КО-2 с кодом ОКУД 0310002. Ниже — пояснение по заполнению, пустой шаблон полей и условный образец РКО.

Что такое расходный кассовый ордер

РКО подтверждает выдачу денег из кассы и служит основанием для отражения операции в кассовых документах и учёте. Его оформляют, например, при выдаче денег сотруднику под отчёт, выплате средств физическому лицу или внесении наличной выручки на банковский счёт через представителя.

Для безналичного перевода РКО не используют: списание денег со счёта подтверждают банковские документы. Не следует также путать расходный кассовый ордер с расчётно-кассовым обслуживанием — сокращение РКО встречается в обоих значениях.

По общему правилу кассовые операции оформляют кассовыми документами. Индивидуальный предприниматель может не составлять кассовые документы, если ведёт предусмотренный налоговым законодательством учёт доходов, расходов и других объектов налогообложения или физических показателей.

Бланк РКО: какие поля в нём есть

В стандартной форме КО-2 указывают сведения об организации, получателе денег и основании выдачи. В документе предусмотрены:

• название организации и, если есть, структурного подразделения;
• номер и дата ордера;
• счета и коды, необходимые для бухгалтерского учёта;
• сумма цифрами;
• получатель и основание выдачи;
• перечень приложенных документов;
• сумма прописью, дата получения и подпись получателя;
• сведения о документе, удостоверяющем личность получателя;
• подписи ответственных лиц и кассира.

Удобно заранее сверить расположение полей с формой КО-2, особенно если бланк создаётся самостоятельно в Word или Excel. Одного набора строк недостаточно: документ должен содержать все необходимые реквизиты и подписи.

Пустой шаблон для заполнения

Ниже приведён перечень основных полей, который поможет подготовить данные перед заполнением стандартного бланка. Это не файл формы и не замена её установленной компоновке.

• Организация: ______________________________
• Структурное подразделение: ______________________________
• Код по ОКПО: ______________________________
• Номер РКО: __________
• Дата: «___» __________ 20___ г.
• Дебет счёта: __________
• Корреспондирующий счёт и субсчёт: __________
• Код аналитического учёта: __________
• Кредит счёта: __________
• Код целевого назначения: __________
• Выдать: ________________________________________________
• Основание: ______________________________________________
• Сумма цифрами: __________________ рублей _____ копеек
• Приложение: _____________________________________________
• Получено: _______________________________________________
• Сумма прописью: _________________________________________
• Дата получения: «___» __________ 20___ г.
• Подпись получателя: __________________
• Документ, удостоверяющий личность: ______________________
• Подписи ответственных лиц: ______________________________
• Подпись кассира: __________________

Чтобы скачать РКО в Word или Excel, используйте бланк КО-2 из бухгалтерской программы или надёжного справочного источника и проверьте, что это именно стандартная форма, а не произвольный шаблон. Если переносите форму в редактор самостоятельно, не удаляйте реквизиты и строки для подписей.

Образец РКО

Пример ниже условный. Он показывает, как могут быть заполнены основные поля при выдаче сотруднику денег под отчёт на покупку канцелярских товаров. Реквизиты счетов и кодов зависят от учётной политики и рабочего плана счетов организации.

В реальном документе дату, сумму и основание указывают по фактической операции. Получатель ставит подпись о получении денег, а кассир проверяет его личность и выдаёт сумму, указанную в ордере.

Как заполнить РКО

1. Укажите организацию и реквизиты документа

Внесите название организации, при необходимости — подразделение и код по ОКПО. Присвойте ордеру номер по принятому в организации порядку и укажите дату оформления.

2. Запишите сумму и основание

Сумму указывают цифрами в соответствующем поле и прописью в строке получения. Основание должно объяснять, за что или кому выдают деньги. Если к ордеру приложены заявление, доверенность или другой документ, перечислите его в поле «Приложение».

3. Укажите получателя и его документ

Впишите фамилию, имя и отчество получателя. При выдаче наличных кассир проверяет документ, удостоверяющий личность, и вносит предусмотренные формой сведения о нём. Деньги выдают указанному в ордере получателю либо представителю, полномочия которого подтверждены надлежащим документом.

4. Получите необходимые подписи

РКО подписывают ответственные лица в соответствии с порядком, принятым в организации. Получатель подтверждает получение денег своей подписью и датой. Кассир проверяет оформление ордера и только после этого выдаёт указанную сумму.

Кассовые документы можно оформлять на бумаге или в электронном виде с применением электронной подписи в предусмотренном порядке. При бумажном оформлении исправления в кассовых документах не допускаются: если в РКО обнаружена ошибка, безопаснее оформить новый документ, а ошибочный обработать по правилам организации.

Что проверить перед выдачей денег

Перед тем как подписать и провести расходный кассовый ордер, проверьте:

• совпадает ли сумма цифрами с суммой прописью;
• правильно ли указаны дата, номер и получатель;
• понятно ли сформулировано основание выдачи;
• приложены ли документы, на которые ссылается ордер;
• есть ли необходимые подписи;
• подтверждена ли личность получателя или полномочия его представителя.

Важно: сумма в РКО должна отражать фактически выдаваемые наличные. Не оформляйте ордер заранее на сумму, которая может отличаться от суммы реальной операции.

Частые ошибки при заполнении

• Указана одна сумма цифрами, а другая — прописью.
• Основание сформулировано слишком общо и не позволяет понять назначение выплаты.
• В ордере указан один получатель, а деньги получает другой без подтверждения полномочий.
• Не заполнены сведения о документе получателя или отсутствует его подпись о получении.
• К документу не приложили заявление или иной документ, указанный в поле «Приложение».
• Использован произвольный шаблон, в котором отсутствуют нужные реквизиты формы КО-2.

Частые вопросы