Как заполнить расходный кассовый ордер (РКО)

Расходный кассовый ордер (РКО) заполняют при выдаче наличных из кассы: указывают организацию, номер и дату документа, получателя, основание, сумму и необходимые подписи. До выдачи денег кассир проверяет оформление ордера и личность получателя, а после выдачи тот подтверждает получение подписью. При выплате зарплаты по ведомости РКО оформляют на общую сумму, фактически выданную по этой ведомости.

Для чего нужен РКО

РКО фиксирует выдачу наличных из кассы организации или предпринимателя. Его оформляют, например, при выдаче зарплаты, денег под отчёт, средств на хозяйственные расходы или при сдаче наличной выручки в банк.

РКО подтверждает кассовую операцию, но сам по себе не объясняет её деловую цель. В зависимости от ситуации к нему прикладывают документы-основания: заявление на выдачу подотчётных средств, ведомость, приказ или другой документ.

Какие реквизиты указывать

Для оформления обычно используют форму КО-2. В ней предусмотрены следующие поля:

Внизу формы ставят подписи ответственных лиц, предусмотренные используемым бланком: руководителя, главного бухгалтера или других уполномоченных сотрудников, а также кассира. Получатель расписывается в подтверждение того, что деньги ему выдали.

Сумму цифрами и прописью сверяйте особенно внимательно. В строке с суммой словами указывают выданную сумму, а копейки обычно записывают цифрами. Не оставляйте свободное место, в которое можно дописать другие цифры или слова.

Поля с бухгалтерскими счетами и аналитикой заполняет бухгалтер или сотрудник, которому поручен учёт. Не подбирайте счета наугад: проводки зависят от назначения выплаты и принятого в организации учёта.

Как заполнить РКО: порядок действий

1. Укажите наименование организации, при необходимости — подразделение, номер и дату документа.
2. Внесите бухгалтерские реквизиты операции. Если вы не ведёте учёт, уточните их у бухгалтера.
3. Запишите, кому выдают деньги, и укажите основание выплаты. Формулировка должна соответствовать подтверждающему документу.
4. Укажите сумму цифрами и прописью, перечислите документы-приложения.
5. Получите подписи лиц, уполномоченных оформлять кассовые документы.
6. Перед выдачей денег кассир проверяет подписи и реквизиты, а также удостоверяется в личности получателя.
7. Получатель пересчитывает деньги и подписывает РКО. Кассир отмечает выдачу своей подписью.

Если за день нужно оформить несколько выплат, на каждую операцию составляют отдельный ордер, кроме случаев, когда правила позволяют оформить выплату по ведомости. РКО регистрируют и хранят вместе с кассовыми документами согласно принятому в организации порядку.

Оформление РКО при выдаче зарплаты по ведомости

Когда зарплату выдают наличными по расчётно-платёжной или платёжной ведомости, сначала кассир выплачивает деньги работникам и отмечает выдачу в ведомости. Затем РКО оформляют на фактически выплаченную сумму, а ведомость указывают как основание и прикладывают к ордеру.

Например, если часть сотрудников не получила деньги в срок, в РКО нельзя указывать всю сумму, предназначенную к выплате: в документе отражают сумму, которую действительно выдали. Не полученные работниками деньги учитывают отдельно по правилам кассового и бухгалтерского учёта.

РКО на подотчётные и хозяйственные расходы

При выдаче денег под отчёт в поле «Выдать» указывают сотрудника, который получает наличные, а в поле «Основание» — цель выдачи. Документом-основанием может быть заявление сотрудника или распоряжение руководителя — конкретный порядок зависит от правил организации.

Перед выдачей проверьте, что сумма и цель согласованы, а получатель указан правильно. После использования средств сотрудник представляет авансовый отчёт и подтверждающие расходы документы в установленном порядке. Сам РКО подтверждает выдачу денег, но не заменяет отчёт об их расходовании.

Если наличные получает представитель сотрудника, кассиру нужны документы, подтверждающие его полномочия. Порядок заполнения РКО и перечень прилагаемых документов следует сверить с внутренними правилами организации и требованиями к конкретной операции.

Можно ли заполнить РКО онлайн

Заполнить РКО онлайн можно в бухгалтерской программе или сервисе, если они формируют документ с нужными реквизитами. Онлайн-заполнение помогает не переписывать данные вручную, но не заменяет проверку суммы, получателя, основания и подписей.

Бесплатные шаблоны и сервисы могут отличаться по возможностям. Перед использованием проверьте, что форма подходит для вашей организации и позволяет оформить документ в принятом порядке. Если РКО создаётся электронно, заранее уточните, допускают ли внутренние процедуры такой способ оформления, как подписывается документ и где он хранится.

Не отправляйте в неизвестный сервис паспортные и другие персональные данные. Для заполнения РКО онлайн бесплатно достаточно выбрать надёжный инструмент, проверить готовый документ и при необходимости распечатать его или подписать предусмотренным способом. Само слово «бесплатно» не гарантирует, что все функции сервиса доступны без оплаты.

Частые ошибки при заполнении

Перед выдачей наличных проверьте:

• совпадают ли суммы цифрами и прописью;
• указаны ли правильные дата, номер и получатель;
• соответствует ли основание выплаты приложенным документам;
• есть ли необходимые подписи;
• верно ли заполнены сведения о документе, удостоверяющем личность;
• подтверждает ли получатель получение денег своей подписью.

Не выдавайте наличные по документу с пропусками в важных реквизитах или неподтверждёнными подписями. Если в оформленном РКО обнаружилась ошибка, не исправляйте её произвольно: порядок аннулирования документа и оформления нового нужно сверить с правилами, применяемыми в организации.

Частые вопросы