Как оформить возврат по эквайрингу

Возврат по эквайрингу оформляют через тот же терминал или платёжный сервис, который использовался при покупке. Кассир выбирает операцию возврата, указывает сумму, привязывает её к исходной оплате и выдаёт покупателю подтверждение. Деньги обычно возвращаются на ту же банковскую карту, с которой прошёл платёж, а срок зачисления зависит от банка-эквайера, банка покупателя и платёжной системы.

Что означает возврат по эквайрингу

Эквайринг — это приём безналичной оплаты через банковский терминал, интернет-магазин или платёжный модуль. При возврате продавец отменяет полностью или частично ранее проведённую операцию, а банк-эквайер передаёт информацию о возврате банку покупателя.

Возврат денежных средств по эквайрингу не означает выдачу наличных из кассы. Если покупатель платил картой, деньги обычно отправляют обратно на эту же карту. Перевод на другую карту или выдача наличных могут быть недоступны по правилам банка и платёжной системы.

Возврат бывает:

• полным — покупателю возвращают всю сумму покупки;
• частичным — возвращают стоимость одного товара или части заказа;
• отменой операции — платёж аннулируют до окончательного зачисления продавцу, если такая функция доступна в системе.

Когда можно сделать возврат

Порядок зависит от причины возврата, способа оплаты и настроек оборудования. Продавец должен проверить внутренние правила компании, условия договора с банком и документы, подтверждающие операцию.

Возврат обычно оформляют, если:

• покупатель отказался от товара или услуги;
• товар оказался ненадлежащего качества;
• продавец не может исполнить заказ;
• сумма была списана ошибочно;
• в платеже обнаружили техническую или кассовую ошибку.

При возврате товара продавцу может потребоваться заявление покупателя, накладная, акт или другой документ, установленный правилами организации. Сам платёжный возврат не заменяет оформление документов по продаже и возврату товара.

Важно: точный срок, в течение которого доступна операция возврата на терминале, устанавливает банк-эквайер. Если стандартная функция недоступна, возврат проводят через личный кабинет, кассовую программу или при обращении в поддержку банка.

Как вернуть деньги по эквайрингу через терминал

Названия кнопок и порядок действий различаются у моделей POS-терминалов. Общая схема выглядит так:

1. Откройте меню терминала и выберите операцию «Возврат», «Возврат покупки» или аналогичный пункт.
2. Укажите сумму возврата.
3. Введите данные исходной операции, если терминал их запрашивает: номер чека, дату, код авторизации или идентификатор транзакции.
4. Приложите или вставьте карту покупателя, если это требуется настройками терминала.
5. Проверьте сумму и подтвердите операцию.
6. Распечатайте чек возврата или сохраните электронное подтверждение.
7. Передайте покупателю документ и объясните, что дата зачисления зависит от его банка.

Если нужно вернуть только часть покупки, проверьте, разрешает ли терминал частичный возврат. Иногда операцию проводят одной суммой, а детализацию возврата отражают в документах продавца.

Возврат через эквайринг в интернет-магазине

При оплате на сайте возврат оформляют в административной панели магазина, платёжном агрегаторе или через банк-эквайер. Сотрудник находит исходный платёж, выбирает полный или частичный возврат и подтверждает операцию.

Для поиска платежа могут понадобиться:

• номер заказа;
• дата и сумма оплаты;
• идентификатор транзакции;
• электронная почта или телефон покупателя;
• сведения из отчёта платёжного сервиса.

После подтверждения продавец должен проверить статус операции. Формулировка «создан запрос на возврат» означает, что операция ещё обрабатывается. Подтверждённый возврат и фактическое зачисление денег на карту могут произойти в разные даты.

Если покупатель оплатил заказ через СБП, электронный кошелёк или другой способ, возврат проводят по правилам соответствующего платёжного инструмента. Нельзя автоматически считать, что для всех способов действует процедура возврата на банковскую карту.

Какие документы оформить

Для корректного возврата важно согласовать сведения в нескольких системах:

• документ о возврате товара или отказе от услуги;
• заявление покупателя, если оно предусмотрено процедурой компании;
• кассовый чек с признаком возврата, когда применение онлайн-кассы обязательно;
• чек или подтверждение операции эквайринга;
• бухгалтерский документ на корректировку выручки;
• внутренний акт, если возврат связан с ошибкой кассира или техническим сбоем.

При работе с онлайн-кассой проверьте, какой тип чека требуется для конкретной ситуации. Отдельно учитывают возврат ранее полученной оплаты и исправление ошибки в кассовом чеке. Неверно выбранный признак расчёта может привести к расхождениям между кассой, эквайрингом и бухгалтерским учётом.

Как отражается возврат в учёте

Возврат уменьшает сумму выручки и задолженность банка-эквайера перед продавцом. Проводки зависят от применяемого плана счетов, момента признания выручки, удержанной комиссии и настроек учётной системы.

Обычно бухгалтеру нужно сопоставить:

• первоначальный чек продажи;
• отчёт терминала или платёжного сервиса;
• банковскую выписку;
• документ о возврате товара;
• комиссию банка за эквайринг;
• сумму, фактически перечисленную покупателю.

Если деньги за покупку ещё не поступили продавцу, возврат может отражаться как отмена ожидаемого зачисления. Если банк уже перечислил выручку, в учёте показывают возврат покупателю и соответствующее уменьшение расчётов. Точные счета и проводки лучше определить по учётной политике организации вместе с бухгалтером.

Срок возврата денег на карту

Зачисление средств по операциям эквайринга после возврата не всегда происходит сразу. Продавец может получить статус успешной операции в терминале, а покупатель увидит деньги позже — после обработки банком-эквайером и банком, выпустившим карту.

На срок влияют:

• способ оформления возврата;
• рабочие и выходные дни;
• правила банка-эквайера;
• банк покупателя;
• платёжная система;
• технические ошибки или дополнительная проверка операции.

Продавцу следует сообщить покупателю не только сумму возврата, но и идентификатор операции. Если деньги долго не поступают, покупатель обращается в свой банк, а продавец — в банк-эквайер. Для проверки понадобятся чек возврата, дата, сумма и номер операции.

Что делать, если возврат не проходит

Если терминал отклоняет операцию, не повторяйте её много раз без проверки статуса. Сначала убедитесь, что:

• выбран именно возврат, а не новая продажа;
• сумма не превышает сумму исходной операции;
• указаны правильные данные платежа;
• возврат не был выполнен ранее;
• терминал подключён к сети;
• карта и исходная операция поддерживают такой способ возврата.

Если оплата была проведена через другой терминал, кассу или платёжный сервис, возврат через случайно выбранное устройство может быть недоступен. В этом случае найдите исходную транзакцию в системе, обратитесь в поддержку банка и сохраните номер обращения.

Если терминал показывает ошибку, но чек уже напечатан, проверьте статус в отчёте эквайринга и банковском кабинете. Не оформляйте повторный возврат, пока не станет ясно, прошла ли первая операция.

Частые ошибки при возврате

На практике проблемы возникают не только из-за терминала. Распространённые ошибки:

• возврат проводят на другую карту без проверки правил банка;
• путают отмену платежа и возврат уже завершённой операции;
• оформляют возврат в эквайринге, но не корректируют кассовый чек;
• не сохраняют подтверждение операции;
• возвращают неверную сумму;
• не сверяют возврат с банковской выпиской;
• обещают покупателю точную дату зачисления, не проверив условия банков.

Перед завершением операции сравните сумму, номер исходного платежа и реквизиты документа. После этого проверьте, что возврат появился в отчёте терминала или платёжного сервиса.

Частые вопросы