Что такое РКО в бухгалтерии

В бухгалтерии РКО — это расходный кассовый ордер: документ, которым оформляют выдачу наличных из кассы организации. Он подтверждает, кому, когда, сколько и на каком основании выдали деньги. Не путайте его с ПКО — приходным кассовым ордером, который оформляют при поступлении наличных в кассу.

Что означает РКО в бухгалтерии

Расшифровка РКО в бухгалтерии — расходный кассовый ордер. Его используют, когда из кассы выдают деньги сотруднику, подотчётному лицу, учредителю или другому получателю. В документе указывают сумму, основание выплаты и сведения о получателе.

У аббревиатуры есть и другое распространённое значение: расчётно-кассовое обслуживание — банковские услуги для бизнеса. Но если речь идёт о кассе, наличных и сравнении с ПКО, РКО означает именно расходный кассовый ордер.

Когда оформляют расходный кассовый ордер

РКО составляют при выдаче наличных из кассы. Например, его оформляют, если деньги выдают:

• сотруднику на хозяйственные расходы или командировку;
• работнику в счёт зарплаты, если выплата проводится через кассу;
• учредителю или другому лицу — при наличии надлежащего основания;
• представителю организации или контрагенту по документально подтверждённой операции.

Основание выплаты зависит от её цели. Это может быть заявление, распоряжение, ведомость, договор или другой подтверждающий документ. Сам по себе РКО фиксирует выдачу денег, но не всегда заменяет документы, объясняющие, почему выплата произведена.

Чем РКО отличается от ПКО

Если организация получила наличную оплату, оформляют ПКО. Если деньги выдают из кассы, оформляют РКО. При этом банковское перечисление со счёта на счёт не становится кассовой операцией только потому, что бухгалтер отражает его в учёте.

Как оформляют РКО

РКО заполняют до выдачи денег. В нём указывают номер и дату, получателя, сумму цифрами и прописью, основание выплаты, а также сведения о приложенных документах. Обычно документ подписывают ответственные лица, а получатель подтверждает получение суммы своей подписью.

При выдаче наличных кассир проверяет, что ордер оформлен и подписан надлежащим образом, сверяет данные получателя и пересчитывает деньги. Если деньги получает представитель, важно проверить документы, подтверждающие его право получить сумму. Порядок оформления и применяемый формат документа следует сверять с правилами, действующими для конкретной организации.

После выплаты сведения о кассовой операции отражают в кассовых и бухгалтерских регистрах. Сам РКО хранится вместе с подтверждающими документами по установленному в организации порядку.

Какие ошибки важно проверить

До выдачи денег проверьте:

• совпадают ли сумма цифрами и прописью;
• верно ли указаны получатель и основание выплаты;
• есть ли необходимые подписи и подтверждающие документы;
• совпадают ли дата и номер ордера с учётными данными;
• подтверждено ли получение денег подписью получателя.

Не следует оформлять РКО задним числом или указывать формальное основание, не связанное с выплатой. Ошибки могут затруднить подтверждение операции при внутренней проверке или подготовке отчётности.

Важно: бухгалтерские проводки по РКО зависят от причины выдачи денег. Один и тот же кассовый ордер может сопровождать разные операции, поэтому корреспонденцию счетов определяют по экономическому смыслу выплаты и подтверждающим документам.

Частые вопросы